Automatizace firemních procesů
Ruční přepisování dat, pravidelné reporty, schvalování a upozornění převedeme na proces, který běží sám. Lidé řeší jen výjimky a rozhodnutí, ne opakované kroky.
Jaké problémy řešíme
Ruční přepisování dat
Objednávky, kontakty nebo údaje z dokumentů se ručně opisují mezi systémy. Stojí to čas a vznikají chyby.
Pravidelné reporty
Každý týden nebo měsíc někdo stahuje exporty, skládá tabulku a posílá ji dál.
Opakované zpracování dokumentů
Faktury, dodací listy nebo formuláře se ručně kontrolují, třídí a zakládají.
Schvalovací procesy
Žádosti a schválení běží v e-mailech. Chybí přehled, kdo co schválil a kde se proces zastavil.
Přenos dat mezi aplikacemi
CRM, účetnictví, e-shop a tabulky o sobě nevědí. Stejná informace je na několika místech a pokaždé jinak.
Upozornění
O blížícím se termínu, překročeném limitu nebo nové objednávce se dozvíte pozdě – nebo vůbec.
Opakovaná administrativa
Zakládání záznamů, rozesílání podkladů, kontrola úplnosti. Práce, která se dá popsat pravidly.
Co lze automatizovat
Automatizovat se dá krok, který jde popsat pravidlem a má jasný vstup a výstup. Příklady:
Objednávka nebo poptávka
Údaje z formuláře nebo e-mailu se samy založí v systému a odpovědná osoba dostane upozornění.
Pravidelný report
Data se v daný čas stáhnou ze zdrojů, report se sestaví a odejde e-mailem nebo se zobrazí v přehledu.
Dokumenty
Údaje z dokumentu se vytěží a zkontrolují proti pravidlům. Rozpoznávání textu (OCR) jen tam, kde data nejdou získat přímo.
Schvalování
Žádost projde schvalovacími kroky podle pravidel, s historií, kdo a kdy rozhodl.
Synchronizace
Kontakty, zakázky nebo skladové údaje se udržují stejné v několika aplikacích.
Hlídání a upozornění
Termíny, limity a výjimky se hlídají automaticky a upozornění dostane ten, kdo má jednat.
Jak probíhá realizace
Projdeme proces
Jaké kroky dnes děláte, kdo je dělá, odkud a kam tečou data a jaké jsou výjimky.
Navrhneme řešení
Co automatizovat, co nechat na lidech a co by se nevyplatilo. Dostanete návrh a odhad rozsahu.
Realizujeme po částech
Začneme krokem, který ušetří nejvíc práce. Každá část se dá vyzkoušet na skutečných datech.
Spustíme a hlídáme
Automatizace zapisuje, co udělala, a při chybě upozorní. Pravidla se dají upravit, když se proces změní.
Integrace podle konkrétního projektu
Technologie volíme podle toho, co nabízejí systémy, které už používáte. Nástroje uvnitř řešení:
Ukázky
Veřejnou ukázku automatizace zatím nemáme. Na konzultaci projdeme váš konkrétní proces a ukážeme, jak by řešení vypadalo.
Časté otázky
Co se vyplatí automatizovat jako první?
Krok, který se často opakuje, má jasná pravidla a dnes stojí nejvíc času nebo chyb. Na začátku ho spolu najdeme.
Musíme kvůli automatizaci měnit systémy, které používáme?
Většinou ne. Automatizace se napojí na to, co máte. Pokud systém nenabízí žádné rozhraní ani export, řekneme vám to předem.
Používáte AI?
Jen tam, kde přináší skutečný užitek – typicky u nestrukturovaného textu. Většinu automatizací řeší jasná pravidla, která jsou spolehlivější a levnější na provoz.
Co když automatizace narazí na chybu?
Každý krok se zapisuje a při chybě dostane upozornění odpovědná osoba. Výjimky, které pravidla neřeší, zůstávají na člověku.
Jak dlouho realizace trvá?
Záleží na rozsahu a na tom, jak snadno jdou systémy napojit. Odhad dostanete po úvodní konzultaci.
Kdy už nestačí automatizace a je potřeba aplikace?
Když lidé potřebují s procesem pracovat – zadávat, schvalovat, dohledávat – a tabulka nebo e-mail na to nestačí. Pak dává smysl aplikace na míru.
Navazující služba
Máte proces, web, aplikaci nebo vizuál, který potřebujete vyřešit?
Popište, co dnes řešíte. Ozveme se a probereme, jak by řešení mohlo vypadat a co by bylo potřeba.